Hostessenbriefing
Aufgaben der Hostess
Zeitmanagement mit
dem Tablet
Begleitung zu
Gesprächen
Überblick über Agenda &
Änderungen behalten
Kleiderordnung – Business Chic
- Schwarze Hose oder ein Rock (nicht zu kurz)
- Einfarbiges Oberteil, z.B. Bluse oder Shirt
- Schicke bequeme Schuhe (auch saubere Sneaker erlaubt)
Vor Ort
- aufrechte, freundliche Haltung
- Ankunft: 7:30 Uhr
- Raumbegehung: Vortragsräume & Networking Lounge
- Essen/Trinken: Erlaubt – nicht am PN-Service-Desk
- Tablets: Agenda + Raumplan + App sind vorinstalliert
App – PN-Manager
Darin sind alle wichtigen Infos zur Veranstaltung enthalten:
- Registrierung + Check-In für Teilnehmende & Partner: innen
- Gesprächs- und Workshopübersicht
- Aktueller Ablaufplan & Raumplan jederzeit abrufbar
Check-In
- Alle Teilnehmenden und Partner: innen werden über den „PN-Manager“ eingecheckt
- Name, Unternehmen
- Auf Anwesend setzen
- Bemerkungen (Allergien, Abwesenheit etc.) eintragen
- Hinweis auf Eröffnung geben
- Teilnahme am Abendevent abfragen
- Ablaufplan & Namensschild überreichen
Besonderheiten Partner(innen):
- hier werden die Ablaufpläne um 11 Uhr ausgegeben
„Speichern“ drücken nicht vergessen!
Gäste auf der Gäste-Liste
- Gäste haben vor Ort einen Termin mit einem Kolleg: innen von project networks
- Sind nicht im Hostessentool und werden direkt zum PN-Service-Desk gebracht
- Immer 2 Hostessen im Raum (Technik & Zeitmanagement)
- Vortrag = 30 Min. (inkl. 5 Min. Diskussion)
- Referentenschild 5 Minuten vor Ende hochhalten
- Bei Überziehung: unauffällig Zeichen an Referenten geben
- Laptop, Presenter, Beamer, Mikrofon bereitstellen
- Vortrag ggf. von USB auf Desktop ziehen
- Wasser bereitstellen und Gläser immer tauschen (nach jedem Vortrag)
NICHT mit den Tablets oder den eigenen Handys spielen! Versucht interessiert und aufmerksam zu wirken/sein.
Einzelgespräche
- Als Ansprechpartner: in an Lounge/Tisch vorstellen (Hostess für Partner)
- Gespräche laut Ablaufplan begleiten
- Wechselzeiten: Geschirr wegräumen, neue Getränke anbieten
- Nach jedem Slot (30 min) klingeln
Ablaufplan
Im Menüpunkt „Ablaufplan“ sind alle Gesprächszeiten von Teilnehmenden und Partner: innen hinterlegt.
- Unter „Partner“ siehst du die Gespräche, die dir zugeteilt sind
- Für jedes stattfindende Gespräch das Häkchen bei „Anwesend“ setzen
- Der obere Vermerk wie „TS 1 – 11:05“ zeigt den aktuellen Time Slot an
- Mit den Pfeilen kannst du durch den Tagesplan navigieren
- Sicherstellen, dass alle die neuste Version der Ablaufpläne haben
- Probleme (z. B Verspätungen, Absagen) bitte in das Bemerkungsfeld eintragen und beim Service Desk Bescheid geben
Beispiele:
- Teilnehmer:in ist 15 Minuten zu spät
- Gespräch wird nicht geführt
- Gespräch wurde bereits durchgeführt
Workshops
Laptop
- Standardgerät ist unser Konferenzlaptop
- Bei eigenem Laptop: unseren Laptop zuklappen
- Laptop ist mit Tonanlage verbunden
Laptop (1)
Presenter
- Bitte überprüfen, ob einsatzbereit
- Seitlicher Schieberegler zum An- und Ausschalten
- Ersatzbatterien am Service Desk
Presenter (2)
Beamer
- Bereits eingerichtet (Bildgröße und Schärfe) – kann auch nachjustiert werden
- Bei HDMI-Anschluss (3a) erkennt der Beamer das Signal automatisch
- Falls nicht, auf „Source“ (3c) → „HDMI-1“ auswählen
Ansteckmikrofon und Handmikrofon
- Immer Mikrofon anbieten (Ansteck- oder Handmikrofon)
- Ansteckmikrofon (4a): weit oben am Jackett befestigen (wichtig für Ton!), Sender (4b) einschalten und in die Jackeninnentasche, Hosentasche oder dergleichen verstauen. Ziel: bequem für Referenten und ordentlich für die Pressefotos
- Ansteckmikrofon am Sender einschalten
- iPad (6a): „Mute“ deaktivieren, Lautstärke einstellen (6b)
- Handmikrofon (5): durch Drücken des Knopfes am unteren Ende des Mikrofons anmachen bis das Display des Mikrofons aufleuchtet und am iPad „Mute“ (6a) deaktivieren, Lautstärke ggf. einstellen (6b)
Ansteckmikrofon (4)
Handmikrofon (5)
Techniksetup
Ladestation
Tablet 1
Wie reagiere ich, wenn…
- …ein Redner: innen-Wechsel und somit Mikrofonwechsel stattfindet?
- Mikrofon am iPad auf „Mute“ schalten (6a). Reder: innen das Mikrofon (4a + 4b) abnehmen und der anderen Person bei der Anbringung des Mikrofons helfen. Danach am iPad wieder auf „Mute“ (6a) drücken, damit der Ton zu hören ist. Lautstärke über den Regler einstellen (6b)
- …das Mikrofon nicht geht?
- Sender (4b) an? „Mute“ deaktiviert? Batterie ok? (4b)
- Bei Batteriewechsel, vordere Abdeckung des Senders aufklappen und neue Batterien einlegen
- Kanal am iPad auf „Mute“ (6a) geschaltet?
- Hauptregler (6c) am iPad hochgezogen?
- „Gesamt“-Mute eingestellt ist (ganz rechts zu finden)?
- …der Referent: in zu laut/leise ist.
- Kanal am iPad runterziehen/hochziehen (6b)
- …ein Pfeifen zu hören ist?
- → Rückkopplung. Mikrofon von der Box wegbewegen und Referent: in bitten, Abstand zur Lautsprecherbox zu halten (6b)
- …schlechter Ton bei Video?
- Laptoplautstärke runter (tendenziell eher mittel einstellen), iPad hoch (6b)
IT-Richtlinien für die Tablets
- Keine private Nutzung der Tablets
- Keine Software/Downloads installieren
- Sorgfältiger Umgang mit Technik
- Vertraulichkeit wahren – auch nach dem Einsatz
- Zustimmung zu Bild-/Tonaufnahmen (Vertrag)
Vertraulichkeitserklärung
Über alle vertraulichen Geschäftsvorfälle, die Hostessen während Ihrer Tätigkeit bei der Arbeitswahrnehmung für den Arbeitgeber bekannt werden, hat er/sie gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages. Unter vertraulichen Geschäftsvorfällen werden alle inhaltlich-konzeptionellen, geschäftlichen, betrieblichen, organisatorischen und technischen Kenntnisse, Vorgänge und Informationen verstanden, die nur einem beschränkten Personenkreis zugänglich sind und nach dem Willen des Arbeitgebers nicht der Allgemeinheit bekannt werden sollen.
Mit Unterzeichnung erkläre ich mich mit Bild- und Tonaufzeichnungen bei Veranstaltungen von project networks GmbH einverstanden. Sämtliche Rechte an Bild und Ton sind project networks GmbH vorbehalten.
Bestätigung
